Privacyverklaring

IVC Evidensia Nederland B.V. met KvK nummer 64471128, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens en neemt uw privacy serieus. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonlijke gegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken, en welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens.

Uitgangspunten

IVC Evidensia gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om, respecteert hierbij de privacy van betrokkenen en houdt zich aan de volgende uitgangspunten. Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

IVC Evidensia zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

IVC Evidensia verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel en streeft naar minimale gegevensverwerking. Bij het verwerken van gegevens wordt steeds afgewogen of het wel echt noodzakelijk is.

1. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van klanten voor de volgende processen, belangen en doeleinden:

• Operationele werkzaamheden zoals het uitvoeren van behandelingen en het creëren of updaten van klantgegevens (uitvoering van de overeenkomst)
• Business intelligence processen zoals het beheren van digitale verkooprapportages (gerechtvaardigd belang)
• Klinische processen zoals het beheren van klachten en geschillen (uitvoering van de overeenkomst)
• Communicatie zoals het beheren van publieke relaties (gerechtvaardigd belang)
• Digitale processen zoals het beheren van digitale marketing (gerechtvaardigd belang)
• Marketingprocessen zoals het uitvoeren van promotieactiviteiten (toestemming)
• E-commerce processen zoals het beheren van e-commerce bestellingen (uitvoering van de overeenkomst, toestemming)
• Financiële processen zoals het beheren van betalingen (wettelijke verplichting)
• Juridische processen zoals het beheren van rechten van betrokkenen en klachten (toestemming, wettelijke verplichting)

1.1. Legitieme bedrijfsbelangen

• Vaccinatieherinneringen
• Herinneringen voor een parasietenbehandeling
• Afspraakherinneringen
• Herinneringen voor een gezondheidscheck
• Herinneringen in het kader van het Dier en Zorg Plan
• Beoordelingen en onderzoeken

Deze categorieën beschouwen we als ‘legitieme bedrijfsbelangen’. Dit betekent dat we vinden dat deze zeer belangrijk zijn bij het leveren van de best mogelijke zorg aan u en uw huisdier.

1.2. Marketingcategorieën

• Advies over de praktijk/huisdierverzorging
• Aanbiedingen en acties

Via deze ‘marketingcategorieën’ krijgt u de nieuwste aanbiedingen en acties met betrekking tot uw huisdier en de praktijk. Voor ieder van de bovenstaande categorieën kunt u ervoor kiezen om via sms, e-mail of brief (of een combinatie van alle drie), of helemaal niet benaderd te worden.

Hoe kan ik mijn communicatie-instellingen beoordelen en wijzigen? Voor vragen over uw communicatie-instellingen kunt u contact opnemen met de administratie van de praktijk (persoonlijk of telefonisch), zij zullen deze dan meteen aanpassen. Indien u in de toekomst van gedachten verandert kunnen we deze instellingen opnieuw wijzigen.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Alle persoonsgegevens die wij verwerken, worden direct van u verkregen. In het kader van deze processen verwerken wij onder meer de volgende gegevens:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer
• Emailadres
• Telefoonnummer

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals: ras, seksualiteit, medische informatie etc.

3. Het bewaren van uw gegevens

We bewaren uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is.

4. Het delen van informatie

We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met derden in de volgende gevallen:

• Met serviceproviders die namens ons diensten verlenen, zoals betalingsverwerking en verzending van bestellingen;
• Met overheidsinstanties of wetshandhavingsorganisaties indien wettelijk verplicht.

Als onderdeel van onze naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maken wij gebruik van standaard contractuele clausules zoals goedgekeurd door de Europese Commissie bij het overdragen van persoonlijke gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) naar landen die geen passend beschermingsniveau bieden. Deze standaardcontractuele clausules vormen een juridisch bindend instrument tussen de partijen die de overdracht van persoonlijke gegevens regelen en zorgen voor adequate bescherming van de persoonsgegevens die worden overgedragen Momenteel gebruiken we verwerkers in de Verenigde Staten en India.

5. Uw rechten:

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage;
• Recht op rectificatie;
• Recht op gegevensverwijdering;
• Recht op beperking van de verwerking;
• Recht op dataportabiliteit;
• Recht van bezwaar.

U heeft te allen tijde het recht uw toestemming voor marketingprocessen, zoals het uitvoeren van promotieactiviteiten, in te trekken. Om uw toestemming in te trekken of andere rechten uit te oefenen, zoals het recht op inzage of correctie, kunt u een schriftelijk verzoek indienen. Richt uw verzoek aan de onderstaande contactgegevens met de vermelding "Intrekking toestemming Marketing" of "Verzoek tot Inzage/Correctie". Voor de bescherming van uw privacy en om de nauwkeurigheid van onze processen te waarborgen kunnen wij een kopie van uw identiteitsbewijs opvragen.

Hierbij vragen wij u om uw pasfoto en burgerservicenummer (BSN) onleesbaar te maken. Het is tevens raadzaam om op de kopie aan te geven waarvoor deze bestemd is. Dit kopie wordt niet opgeslagen en zal direct na de vaststelling van uw persoon weer worden verwijderd. Binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek zult u een reactie van ons ontvangen.

6. Contact opnemen

Om er zeker van te zijn dat IVC Evidensia doet wat nodig is om uw gegevens te beschermen, is er een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld, die aan het hoofd staat van een Privacy- en gegevensbeschermingsteam dat samenwerkt met lokale managers en enkele externe deskundigen. We zijn er om het bedrijf te adviseren over zijn wettelijke en ethische verplichtingen.

U kunt contact opnemen met de FG en het Privacy- en Gegevensbeschermingsteam door te mailen naar avg@evidensia.nl.

Door gebruik te maken van onze website of diensten, stemt u in met de voorwaarden van deze privacyverklaring.

7. Klacht

Heb je vragen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens door IVC Evidensia B.V. of over deze privacyverklaring dan kun je daarvoor contact opnemen via avg@evidensia.nl. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

IVC Evidensia Nederland B.V. behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen of bij te werken. Het is raadzaam om deze verklaring regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkt: 26 april 2024